Oddelki za kontroling so pogosto vstopna točka za analitične rešitve. Ker pa gre v tej regiji za mlado področje, je razumljivo, da se mnogi kontrolerji znajdejo v vlogi projektnega vodje, ko se v njihovih podjetjih rešitve poslovne inteligence (BI) uvajajo prvič.
Prvi izziv, s katerim se morajo soočiti kontrolerji, je izbira rešitve, ki najbolj ustreza njihovemu podjetju. Na trgu je pravo morje ponudnikov z različnimi rešitvami. Grobo lahko trg razdelimo na velike celovite sisteme ponudnikov (t.i. stacks) in samostojne (t.i. self-service) rešitve.
Vse se začne s pravim vprašanjem
Eno vodilnih svetovnih podjetij na področju BI uporablja slogan »Vse je v postavljanju in odgovarjanju na naslednje vprašanje«, kar je zanimiva spodbuda za kontrolerja, ki se sprašuje, v katero smer se usmeriti. Kontrolerji si želijo odgovore na svoja vprašanja brez čakanja na odziv IT-oddelka ali drugega uporabnika. Če rešitev kontrolerju omogoča, da sam najde odgovore na svoja poslovna vprašanja, je podjetje verjetno na pravi poti k uvedbi prilagodljive rešitve. Na začetku iskanja se podjetja pogosto odločijo za izdajo zahtevka za ponudbo (RFP) kot prvi korak pri izbiri. Čeprav to ni nujno korak v napačno smer, ostaja dejstvo, da se zahteve v razpisih pogosteje osredotočajo na tehnične lastnosti kot na poslovne potrebe.
»Vsaka sodobna rešitev BI mora biti prilagodljiva in zagotavljati visoko tehnološko kakovost; vendar je uvedba rešitve BI v podjetje poslovni projekt in kot tak zahteva potrditev s strani uporabnikov.«
Naslednji korak: Preizkus koncepta (Proof of concept)
Prilagodljivost rešitve BI se najbolje preizkusi s prikazom koncepta (t. i. proof of concept), katerega cilj je rešitev konkretnega analitičnega problema, s katerim se sooča uporabnik.
»Zaradi neposrednega stika z uporabniki se projekt preizkusa koncepta izkazuje kot najboljši pristop v procesu izbire prave rešitve.«
Iskanje ravnovesja med potrebami in željami
Seveda se pravi izziv začne šele po izbiri rešitve. Glavna naloga kontrolerja je opredeliti cilje uvedbe rešitve BI. Najpogosteje je cilj iz nizov neorganiziranih in neobdelanih podatkov ustvariti smiselne informacije. Najpogostejša past BI projektov je, da se obseg projekta opredeli kot seznam poročil, ki jih mora nekdo pripraviti, medtem ko bi moral biti v resnici seznam procesov, ki jih je treba optimizirati in pospešiti. Tipični procesi v kontrolingu, na katere ima projekt največji vpliv, so (re)alokacija stroškov, opredelitev poslovnih pravil in izkazov poslovnega izida (P&L), povezava med sintetičnimi podatki glavne knjige in podrobno analitiko, knjiženje popravkov po zaključku meseca ipd.
»Izkušnje ponudnikov z uspešnimi projekti kažejo, da je agilni pristop k izvedbi projektov BI zelo učinkovit način za upravljanje sprememb.«
Upravljanje sprememb in vključevanje končnih uporabnikov od samega začetka
Upravljanje sprememb je pri projektih uvedbe BI pogosto spregledano, saj je poudarek na tehničnih vprašanjih, poročilih, datotekah, grafikonskih prikazih in vrsticah. Vendar prav človeški faktor predstavlja največje tveganje za projekte BI; uspešno uvedbo pa si lahko zagotovite z delom z uporabniki, njihovim usposabljanjem in upravljanjem sprememb. Tehnologija sama po sebi in managerji, ki se zavedajo njene nujnosti, so le predpogoj za kakršno koli spremembo. Vendar so brez vključevanja končnih uporabnikov v projekt in brez spremembe njihove naravnanosti takšni projekti obsojeni na neuspeh.
Agilni pristop – najboljši recept za uspeh
Omenjeni agilni pristop k izvedbi je ključna metoda za reševanje teh izzivov. Pri agilnem pristopu naročnik uvede rešitev BI v enem oddelku, nato pa spremembo razširi na manjše število ključnih uporabnikov. Ko ti pri svojem vsakodnevnem delu vidijo prednosti, se po principu vzornika vpliva na ostale zaposlene, da se spremembam prilagodijo hitreje in lažje.
Poslovni uporabniki neodvisni od IT-ja in obratno
Po uspešni uvedbi rešitve BI v podjetju lahko uporabniki, ki so se prilagodili spremembam, uporabljajo tehnologijo za hitrejše in boljše odločanje. Poleg tega sodelovanje med po
slovnimi uporabniki in IT-oddelki dobi povsem novo dimenzijo, v kateri imajo vsi jasno razdeljene naloge. IT-ju ni več treba izgubljati časa z izdelavo poročil, temveč se lahko osredotoči na natančnost sistemskih podatkov.
Poslovni uporabniki po drugi strani lahko samostojno analizirajo podatke in sprejemajo odločitve.
Kaj pa donosnost naložbe (ROI)?
Analiza ROI pri projektu BI je tema, ki se ji pogosto izogibajo z izgovorom, da je donose nemogoče izmeriti. Kontroler pa mora razumeti, da obstajajo različna poslovna področja, kjer so rezultati uspešne uvedbe rešitve BI zelo vidni in merljivi.
»Prva vrsta ROI, ki jo podjetje lahko izmeri, je sposobnost vsakodnevne analize podatkov s pomočjo pametnega telefona, kar je še posebej pomembno z vidika finančnega direktorja (CFO) ter predstavlja pomembno prednost v primerjavi s čakanjem na 20. dan v naslednjem mesecu, da so številke pripravljene.«
Ključne prednosti z vidika kontrolerjev so manj časa, porabljenega za pripravo in modeliranje podatkov, krajša obdobja revizije ter mesečnih in letnih zaključkov ter popoln nadzor nad popravki knjiženja in realokacijo stroškov.
Številne stranke družbe Adacta so uporabile analize, ki so združevale njihove poslovne podatke s podatki o tržnem deležu in analizami konkurence, kot podlago za sprejemanje strateških poslovnih odločitev (kot so spremembe portfelja izdelkov ali uvedba novih izdelkov), s čimer so se znašle v položaju, ki jim je omogočil izboljšanje tržnega deleža.
Na koncu je mogoče ROI meriti tudi na operativni ravni, kjer obstaja več panogam prilagojenih aplikacij, kot so optimizacija transportnih poti, analiza cenovne občutljivosti in cenovne politike, analiza upravljanja zalog v trgovini na drobno, debelo in distribuciji ali upravljanje tveganj ter upravljanje portfelja izdelkov v finančnih ustanovah.
Visoka raven sodelovanja med naročnikom in ponudnikom je nujna
Zgoraj opisani koraki niso dokončen recept za uspešno vodenje projektov BI, dajejo pa dober vpogled v ključne faze za ljudi, ki se s temi izzivi srečujejo prvič. Ne glede na raven izkušenj mora biti sodelovanje med naročnikom in ponudnikom pri takšnih projektih na visoki ravni, saj je dobro sodelovanje osnovni predpogoj za vsak uspešen projekt.
Milan Listeš, BI Department Manager
Adacta, programska oprema d.o.o
Verovškova 55a, 1000 Ljubljana
info@adacta.si
