Greste z vašim članom nadzornega sveta večkrat na kavo? Mu zaupate kot prijatelju?

Pred 13. Kontroling konferenco smo se pogovarjali z dr. Rolfom Hichertom, ki je eden vodilnih nemških in evropskih strokovnjakov na področju financ in kontrolinga.

Dr. Rolf Hichert, na 13. Adriatic ICV Kontroling konferenci boste imeli predavanje z naslovom Zakaj mnogi vodstveni delavci ne razumejo (ali ne morejo razumeti) lastnih poročil? Kako to?
Mogoče bi temu lahko rekli rahlo pretiravanje, ampak dejansko mnoga “poročila za vodstvo” ne sporočajo ničesar: so statistike brez jasnega sporočila pripravljavcev poročil. Po mojem mnenju je treba ločevati med poročili in statistikami. Statistike lahko nudijo zanimivo gradivo, sklepanje o ugotovitvah iz poročila pa prepuščajo bralcu; bralec mora najti ključna sporočila, kar je zamudno in pomeni, posledično, neprofesionalno poročanje.

Ali razpolagate s kakšnimi ocenami glede stroškov v zvezi z neprebranimi in nerazumljenimi poročili?
Ne. Menim, da tega nikoli nihče ne bo vedel. Upam pa si dati grobo oceno: če ena tretjina vseh poročil ni prebrana ali razumljena tako, kot je bilo načrtovano, potem je ena tretjina prizadevanj nekoristna – in to je najbrž ogromna številka.

Katera so glavna merila kakovosti za sestavo dobrega poročila?
Po mojem mnenju je zelo pomemben del dobrega poročila prva stran, ki vsebuje povzetek poročila. Če povzetek manjka, poročilo ni dobro, ni kakovostno.
Druga stvar so vrsta sporočil, ki jih želi predati poročilo. Tukaj moramo razlikovati med preprostimi izjavami, zanimivimi pojasnili in konkretnimi predlogi. Večina praktičnih poslovnih poročil – zlasti v oddelkih kontrolinga – se konča s preprostimi izjavami, kot so “Prodaja v Italiji je padla na 22,3 mio EUR”, “Zaloge končnih proizvodov zdaj znašajo 17,5 mio EUR” in podobno. V takih primerih bi lahko navedli zanimiva pojasnila, če bi dodali “… zaradi …”. Bralci poročil – zlasti izvršni direktorji – želijo slišati, kaj je treba storiti ali katere sklepe je treba sprejeti – želijo predloge ljudi, ki jim zaupajo: “Več pozornosti moramo nameniti prodaji v Italiji, da bi …”, “Če ne bomo povečali količnika obračanja zalog gotovih izdelkov, bo to pomenilo …”. V večini vodstvenih poročil manjkajo predlogi ali priporočila.

Poročila so pogosto le zbirka podatkov brez jasnega sporočila za občinstvo. Kdo mora opredeliti glavna sporočila ali cilje poročila? Ali lahko opredelitev sporočil pred začetkom priprave poročila izboljša kakovost poročila?

Kot sem že rekel: poročanje pomeni poročanje nečesa, da nekaj povemo. Če to sporočilo manjka – kar se pogosto zgodi -, imamo težavo. Vsako dobro poročilo vsebuje sporočilo že na začetku -, poznejša vsebina pa podpira to začetno sporočilo. Vendar pa to dandanes ni običajen postopek.

Kakšna je po vašem mnenju današnja vloga kontrolinga? Kako bi uspešno povezali področje vodenja s področjem kontrolinga?
Menim, da dandanašnja funkcija kontrolinga že zdaj izkazuje pomemben premik z nekdanjega načina “kopiraj-in-prilepi” (se opravičujem za ta izraz, ampak še vedno opažam, da je veliko ur dela v najrazličnejših podjetjih namenjenih obdelavi podatkov) v dve smeri: ena je vodstveno svetovanje (zajame največ 5 % sedanjih kontrolerjev), druga pa IT in sistemi (mogoče okoli 30 % sedanjih kontrolerjev ali celo več). Sprašujete za druge? Težko bodo dodali kakršnokoli pomembno vrednost organizaciji, saj bodo dobro zasnovani sistemi avtomatizirali njihovo delo.

Slovenija se trenutno srečuje s težavami v bančnem sektorju. Če pogledamo mikro raven teh težav, lahko rečemo, da so za nastalo situacijo delno kriva tudi slaba poročila, ki so jih sprejemali nadzorni sveti bank, pri tem pa nihče ni sprožil alarma. Kako komentirate odgovornost tistih, ki so sodelovali v postopku priprave in sprejemanja teh poročil?
Glede tega lahko dam le osebno mnenje: ne bi smeli precenjevati pomembnosti poročil, zlasti finančnih in drugih kvantitativnih poročil. Večina pomembnih in strateških odločitev, ki jih sprejmemo, ne temelji na dejstvih – niti v zasebnem niti v poslovnem življenju. Običajno selektivno sprejmemo vsa dejstva, ki podpirajo naše vnaprej oblikovano mnenje. Zato menim, da je v mnogih primerih – tako v zasebnem kot v poslovnem življenju – vsebina poročil manj pomembna kot zaupanje, ki ga imamo v vir ali osebo, ki nam poroča.